00 — ¿Qué es Kubo Express?
Kubo Express es un software de contabilidad en línea, pensado para que
lleves la contabilidad de tu empresa de forma ordenada y sin errores,
siguiendo las reglas contables y tributarias del Perú.
No necesitas instalar nada: Kubo Express funciona desde tu navegador
(Chrome, Firefox, Edge o similar), en tu computadora, tablet o celular.
¿Para quién es la versión gratuita?
La versión gratuita (free tier) de Kubo Express está pensada para
independientes, emprendedores y pequeñas empresas que quieren llevar su
contabilidad completa —libro diario, libro mayor, estados financieros,
activos fijos, kardex, centros de costo y registros para tus
declaraciones— sin pagar nada, mientras manejen una sola
empresa y trabajen en la moneda de su país.
Si más adelante necesitas manejar más de una empresa, otra moneda, o
quieres que Kubo lea tus documentos automáticamente con inteligencia
artificial, esas funciones están disponibles en los planes de pago (ver
08 — Límites del plan
gratuito y preguntas frecuentes).
Requisitos
- Un navegador web actualizado.
- Conexión a internet.
- Un celular o app autenticadora (como Google Authenticator, Microsoft
Authenticator o FreeOTP) para la verificación en dos pasos, obligatoria
en Kubo Express (ver 01 — Primeros
pasos).
- No necesitas instalar ningún programa.
Glosario mínimo
Estos son algunos términos contables que verás a lo largo del manual:
- Asiento: el registro de una transacción en tu
contabilidad (por ejemplo, una venta o un pago). Cada asiento afecta al
menos dos cuentas: una recibe el monto y otra lo entrega, de modo que el
registro siempre queda cuadrado (esto se llama partida doble).
- Partida doble: la regla contable según la cual todo
asiento debe estar balanceado — la suma de lo que entra es igual a la
suma de lo que sale.
- Ejercicio contable: el periodo (normalmente un año)
sobre el que se organiza tu contabilidad, y que se cierra al terminar
para obtener tus estados financieros definitivos.
- PLE (Programa de Libros Electrónicos): el formato
en el que SUNAT exige que se presenten ciertos libros y registros
contables en el Perú. Kubo Express genera la versión básica de tus
registros en este formato.
01 — Primeros pasos
1. Inicia sesión
Al entrar a Kubo Express por primera vez verás una pantalla de
bienvenida con el botón Iniciar sesión. Al hacer clic,
Kubo te lleva a la pantalla de acceso segura donde ingresas tu correo y
tu contraseña.
2. Configura la verificación en dos pasos (obligatoria)
La primera vez que inicias sesión, Kubo te pide configurar la
verificación en dos pasos antes de dejarte continuar.
Este paso es obligatorio para todas las cuentas, no se puede omitir ni
desactivar.
Para configurarla necesitas una app autenticadora en tu celular, por
ejemplo:
- Google Authenticator
- Microsoft Authenticator
- FreeOTP
Escanea el código que te muestra la pantalla con la app y luego
ingresa el código de 6 dígitos que la app genera (cambia cada 30
segundos). Desde ese momento, cada vez que inicies sesión, Kubo te
pedirá ese código además de tu contraseña.
Importante: guarda bien el acceso a tu app
autenticadora. Si pierdes tu celular, no podrás iniciar sesión por tu
cuenta (ver 08 —
Preguntas frecuentes).
3. Crea tu organización
Después de iniciar sesión por primera vez, Kubo te pide crear tu
organización (tu empresa) en dos pasos.
Paso 1 de 2 — Datos de tu organización:
- Identificador fiscal: el número con el que tu
empresa está registrada ante la autoridad tributaria de tu país.
- Razón social: el nombre legal de tu empresa.
Haz clic en Siguiente para continuar.
Paso 2 de 2 — Límites de tu plan:
Antes de terminar, Kubo te muestra un resumen de lo que incluye tu
plan gratuito:
- Hasta 500 asientos contables por mes.
- 1 organización.
- Exportación de PLE y registros auxiliares.
Marca la casilla Acepto los límites del plan free y
haz clic en Listo para terminar de crear tu
organización. Si necesitas corregir algo, usa el botón Volver
para regresar al paso 1.
Una vez creada tu organización, Kubo puede tardar unos minutos en
activar tu acceso por completo; si ves un aviso de que se está
sincronizando, espera — la pantalla se actualiza sola cuando el acceso
queda listo.
¿Por qué solo una organización?
El plan gratuito de Kubo Express está diseñado para llevar la
contabilidad de una sola empresa. Si administras más de
una empresa, o necesitas que una organización opere en más de una
moneda, esas son funciones de los planes de pago (ver
08 — Límites del plan
gratuito y preguntas frecuentes). La moneda de tu organización queda
fija en la moneda oficial de tu país desde el momento en que la creas.
Roles de usuario
Dentro de tu organización, cada persona que la usa tiene uno de estos
dos roles:
- Administrador: acceso completo a la organización.
- Contador: uso contable estándar del día a día
(asientos, libros, estados financieros, operaciones y declaraciones).
02 — Asientos
En la pantalla Asientos registras las operaciones de
tu empresa. Hay dos formas de hacerlo: asiento directo
(queda registrado de inmediato) y borrador (queda
pendiente de tu confirmación antes de registrarse).
Pantallas angostas: si abres esta pantalla en un
celular o una ventana de menos de 768 píxeles de ancho, Kubo te avisa:
"Modo de solo lectura por debajo de 768px de ancho. Usa una
pantalla más ancha para registrar." Para registrar asientos
necesitas una pantalla más ancha (tablet en horizontal o computadora);
en pantallas angostas puedes consultar, pero no registrar.
Cómo se arma un asiento
Tanto el asiento directo como el borrador usan la misma tabla de
líneas:
Botones útiles:
- Agregar línea: suma una fila más a tu asiento (no
estás limitado a dos líneas).
- Quitar línea: elimina esa fila (no puedes dejar
menos de dos líneas).
Mientras completas el asiento, Kubo calcula en vivo el Total
cargos y el Total abonos. Si no coinciden,
verás un aviso indicando la diferencia: un asiento no se puede
registrar ni guardar como borrador hasta que ambos totales sean
iguales (esta es la regla de partida doble, ver
00 — ¿Qué es Kubo Express?).
Atajos de teclado dentro de la tabla: Enter en la última
celda de una fila agrega una línea nueva, y Ctrl+Enter
registra el asiento directamente.
Asiento directo
En la sección Asiento directo, además de las líneas,
completas:
- Fecha contable
- Glosa: una breve descripción de la operación.
Y, si quieres, un bloque opcional Datos de comprobante
con el comprobante que respalda la operación:
- Tipo de comprobante
- Serie del comprobante
- Número del comprobante
- Fecha de emisión
- RUC del proveedor
También puedes marcar el casillero Marcar
percepción/retención/detracción si la operación está sujeta a
alguno de estos regímenes; al hacerlo, Kubo te pide el código de la
operación, el periodo, la base imponible y los datos del proveedor, y
calcula el monto correspondiente según las reglas vigentes.
Al hacer clic en Registrar asiento, la operación
queda contabilizada de inmediato — no hay marcha atrás, así que revisa
las líneas antes de confirmar. Si el cálculo de
percepción/retención/detracción falla después de registrar el asiento,
Kubo te lo indica igual: el asiento ya quedó registrado (lo ves en
Movimientos recientes) y puedes reintentar solo ese cálculo con el
botón Reintentar cálculo.
Borradores
En la sección Borradores completas Fecha
contable, Glosa y las líneas del asiento, y
haces clic en Guardar borrador. A diferencia del
asiento directo, un borrador no queda contabilizado
todavía: aparece en la tabla de borradores con su fecha, sus
cuentas e importes, a la espera de que decidas qué hacer con él:
- Confirmar: lo contabiliza definitivamente.
- Descartar: lo elimina. Kubo te pide escribir
DESCARTAR para confirmar, porque esta acción no se
puede deshacer.
Usa un borrador cuando quieras dejar una operación preparada pero
revisarla antes de que quede contabilizada (por ejemplo, para que otra
persona de tu equipo la confirme).
Movimientos recientes
Debajo de ambas secciones, Movimientos recientes
muestra los últimos asientos ya contabilizados (tanto los directos como
los borradores confirmados), para que puedas verificar que quedaron
registrados como esperabas.
03 — Libros
En la pantalla Libros consultas los movimientos que
ya quedaron contabilizados: el Libro Diario y el
Libro Mayor.
Libro Diario
Muestra, línea por línea, todos los movimientos contabilizados en el
periodo que elijas: fecha, referencia, cuenta (código y denominación),
si la línea es Cargo o Abono, el monto
y la moneda.
Usa los campos Desde y Hasta para
elegir el periodo que quieres consultar. La tabla se puede exportar a un
archivo CSV.
Libro Mayor
Muestra el detalle de una sola cuenta: primero búscala por su código
o su nombre en el buscador de cuentas, y luego elige el periodo con
Desde y Hasta. Por cada movimiento
verás la fecha, la referencia, si es Cargo o
Abono, el monto y el Saldo acumulado
de la cuenta hasta ese momento. También puedes exportar esta tabla a
CSV.
Limitación conocida: si una cuenta tiene más de
1.000 movimientos en el periodo consultado, el Libro Mayor solo
muestra los primeros 1.000 y el saldo acumulado deja de ser confiable
a partir de ahí. Si necesitas revisar una cuenta con mucho movimiento,
acorta el periodo (por ejemplo, consulta mes a mes) para mantenerte
por debajo de ese límite.
04 — Estados financieros y cierre de ejercicio
En la pantalla Estados encuentras los cuatro Estados
Financieros bajo NIIF y, en una pantalla aparte, el cierre de
ejercicio.
Los cuatro Estados Financieros
Cambia entre ellos con las pestañas:
- Situación Financiera
- Resultados
- Cambios en el Patrimonio
- Flujo de Efectivo
- Notas
Cada uno se calcula para el periodo que elijas con Desde
y Hasta. Junto al título del estado verás una etiqueta
que indica si es provisional o definitivo:
pasa a definitivo solo después de cerrar el ejercicio de ese periodo.
Cada estado se puede exportar de dos formas:
- Exportar CSV: descarga la tabla de líneas en un
archivo CSV.
- Exportar PDF: abre el diálogo de impresión de tu
navegador para guardarlo como PDF.
Cierre de ejercicio
Desde Estados, el enlace Cerrar
ejercicio te lleva a una pantalla propia con tres bloques:
- Periodo a cerrar: elige el periodo con
Desde y Hasta.
- Chequeos previos: muestra cuántos movimientos hay
en el periodo (con un enlace para ver el detalle en Libros), cuántos
borradores pendientes quedan (con un enlace para resolverlos en
Asientos si hay alguno), y dos chequeos informativos que Kubo Express
garantiza siempre: que no hay descuadres y que todas las cuentas están
clasificadas.
- Confirmar cierre: el botón Cerrar
ejercicio abre un diálogo de confirmación con el periodo
elegido. Al confirmar, ese periodo queda bloqueado para nuevos
asientos y sus Estados Financieros pasan a definitivos.
Si tienes borradores manuales sin confirmar o descartar en el
periodo, el cierre se rechaza con el mensaje "Hay borradores
pendientes de confirmar." y la indicación de "Confirma
o descarta los borradores pendientes antes de continuar.",
junto con un enlace Resolver que te lleva directo a
Asientos.
05 — Operaciones
Operaciones agrupa tres pantallas: Activos
fijos, Kardex y Centros de
costo. Puedes moverte entre ellas con el menú de navegación
que aparece en la parte superior de cada una.
Activos fijos
Dar de alta un activo. El botón Nuevo
activo abre un panel con el formulario de alta:
Categoría, Costo (S/), Fecha
de alta y la Cuenta contrapartida, que eliges
buscándola en el buscador de cuentas (no se puede escribir libremente).
Al confirmar con Dar de alta, el activo aparece en el
listado.
Consultar y depreciar un activo. El listado muestra
Categoría, Costo, Fecha de
alta y Estado de cada activo. Al hacer clic en
una fila se selecciona el activo y se carga su cronograma de
depreciación (periodo y monto de cada corrida ya ejecutada).
Para correr una nueva depreciación, elige el periodo con
Desde y Hasta y presiona
Correr depreciación. Se abre un diálogo de confirmación
que resume la categoría y el costo del activo antes de aplicar el
cambio; escribe DEPRECIAR para confirmarlo. Es una
acción irreversible.
Dar de baja un activo. Con un activo seleccionado,
el botón Dar de baja abre un diálogo donde indicas la
cuenta contrapartida (buscador de cuentas), el
monto contrapartida y la fecha de baja.
Escribe BAJA para confirmar. Es una acción
irreversible.
Kardex
Dar de alta un ítem. El botón Nuevo
ítem abre un panel con Código del ítem,
Descripción y Unidad. Al confirmar con
Dar de alta, el ítem queda disponible para buscarlo.
Consultar el kardex de un ítem. Busca el ítem en el
selector y presiona Consultar kardex para ver sus
movimientos del periodo elegido (Desde/Hasta): fecha, tipo, cantidad,
costo total y saldo (cantidad y valor) después de cada movimiento. Al
final de la tabla se muestra el Saldo final del
periodo.
Registrar un movimiento. Con un ítem seleccionado,
completa el formulario de movimiento: Tipo (Entrada o
Salida), Cantidad, Costo unitario (S/)
(solo para entradas — el costo de las salidas se calcula
automáticamente según el método de valuación configurado) y
Fecha. Presiona Registrar movimiento.
Si intentas registrar una salida mayor al saldo disponible, Kubo
Express lo rechaza y te lo indica.
Centros de costo
La pantalla tiene dos pestañas: Definición y
Distribución.
Definición. El botón Nuevo centro de
costo abre un formulario con Código (por
ejemplo CC-004) y Nombre. Al confirmar con
Crear centro de costo, aparece en el listado. Los
centros de costo definidos aquí son los que puedes asignar luego a las
líneas de un asiento.
Distribución. Muestra, para el periodo elegido
(Desde/Hasta), cuánto gasto o ingreso se repartió a cada centro de
costo: Código, Nombre,
Total, % del total y el total del
periodo anterior para comparar.
06 — Declaraciones
En Declaraciones encuentras dos pestañas:
PLE y Registros auxiliares.
PLE
Kubo Express incluye gratis dos libros electrónicos, calculados a
partir de tus asientos manuales:
- Registro de Compras (8.1)
- Registro de Ventas e Ingresos (14.1)
Elige el periodo con Desde y Hasta
y presiona Descargar Registro de Compras (8.1) o
Descargar Registro de Ventas e Ingresos (14.1) para
obtener el archivo. Si el periodo no tiene movimientos, se descarga
igual el libro vacío y se te avisa.
Aviso importante: el mapeo de campos de estos
libros aún no está verificado contra la especificación oficial
vigente de SUNAT. Los campos que dependen de padrones externos de
SUNAT (tipo de cambio oficial, RUC no habido, renuncia a exoneración
del IGV, RUC asociado a DNI) quedan vacíos por diseño, ya que Kubo
Express todavía no se conecta a esos padrones.
El PLE del free tier se genera solo sobre tus asientos manuales; no
incluye clasificación automática de percepción, retención o
detracción.
Registros auxiliares
Primero elige el tipo de Registro en la lista
desplegable. Al elegir uno, se cargan sus filas para el periodo vigente
(fecha Desde/Hasta configurada en la
parte superior de la pantalla). Cada registro tiene sus propias
columnas, según el tipo elegido.
La tabla se puede exportar con el botón Exportar CSV.
Si el periodo no tiene filas, la tabla lo indica con el mensaje
"Sin filas en el periodo.".
07 — Tu cuenta y preferencias
Menú de usuario
En la esquina de la pantalla encuentras el botón Menú de
usuario. Al abrirlo puedes activar o desactivar el Tema
oscuro; tu elección se recuerda para tus próximas visitas.
Si tu sesión expira mientras trabajas
Kubo Express renueva tu sesión automáticamente en segundo plano
mientras trabajas, sin interrumpirte. Si esa renovación falla, verás un
aviso: "No pudimos renovar tu sesión. Puede cerrarse en
cualquier momento.", con un botón Reintentar.
Mientras tanto puedes seguir trabajando con normalidad; si la sesión
llega a cerrarse, Kubo Express te lleva de vuelta a la pantalla de
ingreso.
Si estabas completando un asiento manual y tu sesión te devuelve a
la pantalla de ingreso (por ejemplo, tras una renovación fallida), lo
que ya habías escrito en el formulario se conserva y lo encuentras
intacto al volver a entrar.
Uso en celular o tablet
Kubo Express funciona en cualquier tamaño de pantalla, pero las
pantallas donde registras información (Asientos y Operaciones) pasan a
modo de solo lectura por debajo de 768 píxeles de
ancho (aproximadamente el ancho de un celular o una tablet en
vertical). Verás el aviso: "Modo de solo lectura por debajo de
768px de ancho. Usa una pantalla más ancha para registrar.".
Puedes seguir consultando la información en tu celular, pero para crear
o editar necesitas una pantalla más ancha (una tablet en horizontal o
una computadora).
08 — Límites del plan gratuito y preguntas frecuentes
Qué incluye gratis vs. qué es de pago
Los dos límites del plan gratuito
- Una sola organización. Con una cuenta gratuita
puedes tener activa una sola organización (una sola empresa).
- Una sola moneda. Tu organización gratuita opera
en una sola moneda: la moneda de tu país. No es un valor fijo igual
para todos los países — siempre es la que corresponde al país de tu
organización — pero dentro de tu organización no puedes registrar
asientos en otra moneda; Kubo Express los rechaza.
Ambos límites se levantan automáticamente cuando tu cuenta pasa a un
plan de pago.
¿Necesito una segunda empresa o registrar en otra moneda?
Eso requiere pasar a un plan de pago. Ahí puedes tener más de una
organización y habilitar más de una moneda por organización.
Preguntas frecuentes
Perdí el dispositivo con mi aplicación autenticadora, ¿qué
hago?
Contacta a soporte para que verifiquen tu identidad y te ayuden a
restablecer el doble factor de tu cuenta. Por seguridad, no es algo que
puedas revertir tú mismo desde la pantalla de ingreso.
Mi sesión expiró mientras trabajaba, ¿perdí lo que estaba
escribiendo?
No. Si estabas completando un asiento manual, lo que ya habías escrito
se conserva y lo encuentras intacto al volver a ingresar. Consulta
07 — Tu cuenta y preferencias
para más detalle sobre cómo Kubo Express renueva tu sesión.
No puedo cerrar el ejercicio, ¿por qué?
El motivo más común es que tienes borradores de asientos manuales sin
confirmar o descartar en el periodo que quieres cerrar. Kubo Express te
avisa con el mensaje "Hay borradores pendientes de
confirmar." y un enlace Resolver que te lleva
directo a Asientos. Consulta
04 — Estados financieros y cierre de
ejercicio para el detalle completo del proceso de cierre.
¿Por qué en mi celular no puedo crear asientos ni registrar
activos?
Por debajo de 768 píxeles de ancho de pantalla, esas pantallas pasan a
modo de solo lectura. Puedes seguir consultando la información desde tu
celular, pero para registrar necesitas una pantalla más ancha.
